Представьте себе, сколько бухгалтерских отчётов ежемесячно приходится делать на каждом предприятии, и не в одну инстанцию. Представьте, сколько требуется для этого бумаги, если один только отчёт о прибыли, даже если её нет размещается как минимум на двух листах. А теперь представьте, сколько папок нужно для хранения этих самых отчётов, если они обязательны каждый квартал, каждый год, для любого предприятия, не перешедшего на упрощённую форму отчётности.

А сколько нужно шкафов для того, чтобы разместить эти папки, ведь они всегда должны быть готовы для налоговой проверки, для ревизии вышестоящей организации, для заинтересованных учредителей, да ещё бог знает для кого… Не приходится удивляться, что даже маленькая с виду организация занимает огромные площади, и всё равно ничего найти невозможно, потому что нет системы.

Для хранения документов созданы специальные технологии, этим занимаются специально обученные люди, поскольку хранение документов – дело хлопотное и дорогостояще, не терпящее суеты и беспорядка. Все документы хранятся по строгим правилам, раз и навсегда заведённому распорядку, все пронумерованы, в своих ячейках, на своих местах, что называется каждый на своём месте. Архивариусы всегда могут найти любой документ по индивидуальным признакам, и за очень короткое время.

Представьте себе, что Вы попадаете в огромное царство, которое называется Главархивпроект, именно здесь осуществляется хранение документов, да не простое, а депозитарное (внеофисное) хранение, которое, с одной стороны, освобождает предприятия от необходимости самим осуществлять хранение необходимой документации, с другой стороны, решает проблему нехватки площадей у этих предприятий, но сохраняет возможность беспрепятственного доступа к этим документам.

Удовольствие подобного хранения не из дешёвых, но оно стоит того, ведь обеспечить хранение документов не так-то просто, нужно следить за сохранностью их, предупреждать порчу документов при чрезвычайных ситуациях, вовремя списывать документы с истёкшим сроком годности. С этой работой едва бы справился обычный человек без специального образования. Сложная и кропотливая работа.  Наверное, поэтому все архивы предприятий находятся, как правило, в других зданиях, там работают сотрудники, которые преуспели в архивном деле, умеют и сохранить документы и найти нужный за короткое время. 

И поэтому большую часть бумажного документооборота уже пару лет как заменили на электронный, меньше бумаг, меньше ненужной возни, хотя и в компьютере иногда непросто отыскать нужный документ. Везде нужна своя система, и отступление от неё чревато потерей документов, или всей нужной информации, иногда за это приходится отвечать перед заинтересованными организациями. И всё же, депозитарное хранения считается оптимальным способом хранения документов, при котором полностью обеспечивается их сохранность и своевременное списание.