Обязательной частью любой предпринимательской деятельности является учет и документация всех финансовых операций. Учету подлежат сведения о перемещении денежных средств в кассе и на расчетном счете, хозяйственные операции и прочая информация, дающая представление о доходах и расходах.

Ведение ИП кассовых операций

Движение наличных в финансовой деятельности предприятия называется кассовыми операциями, а документальная фиксация этого движения, соответственно, является их учетом. Внесенный в 2014 г. изменения законодательно зафиксировали право ИП на упрощенный порядок ведения кассового учета.

Для них было дано разрешение на ведение электронного документооборота, хотя при ревизии все-таки придется предъявить бумажную версию необходимых документов. Единственным обязательным документом осталась расчетно-платежная зарплатная ведомость, а также отчет о иных вознаграждениях, выплачиваемых наемным работникам.

Задачи учета

Основной функцией кассы остается хранении наличных и их выдача в случае необходимости. При этом все операции обязательно документируются. Кассовый учет необходим для осуществления контроля за средствами организации и использованием их по назначению.

Несмотря на широкое распространение безналичной системы денежного обращения, в ряде случаев без использования наличных не обойтись. Поэтому создание кассы и организация соответствующего учета необходимы для всех видов бизнеса.

Организация учета

Наличие специально оборудованной кассы является обязательным. Она используется не только для хранения наличных, но и для ценностей, относящиеся к бизнесу. Ключ от кассы держит у себя кассир, руководитель хранит дубликат. Использовать кассу для хранения ценностей, не являющихся имуществом фирмы и не имеющих отношения к ее деятельности, запрещено.

Руководитель сам отвечает за сохранность помещенных в кассу ценностей. Обязательства кассира регулируется договором о материальной ответственности. Помимо этого, для сохранности кассы предприниматель может привлечь охранное предприятием и застраховать имущество. Ответственность за движение проходящих через кассу средств несет кассир или лицо, его заменяющее. Если по какой-то причине, например, в следствие болезни, кассир отсутствует, ответственность ложится на главного бухгалтера или руководителя. Если на предприятии несколько подразделений и за каждым закреплена отдельная касса, отвечают за них разные кассиры. Подотчетны они старшему кассиру.

Несмотря на то, что законодательно предписано применение контрольно-кассовых аппаратов для совершения соответствующих операций, ряд предпринимателей могут обходиться в своей деятельности без них.

Бухгалтерский учет

Задача бухгалтерского учета – упрощение отслеживания больших оборотов с помощью специальных программ. При составлении этих программ разработчики часто ориентируются на стандарты бухгалтерского документооборота и применяют план счетов. Для кассовых операций используется счет 50 «Касса». В нем дебет и кредит отражают все поступления в кассу и выплату из нее соответственно. Этот счет позволяет не только учитывать движение через кассу материальных ценностей, но и разграничивать денежные потоки. Например, разделить рублевые и валютные поступления, либо отслеживать перемещение средств между кассами. Также благодаря этому счету возможно отследить денежные документы, например, билеты. По новому законодательству были введены онлайн кассы для ИП.

Документы по учету

Для ведения учета необходимы:

• кассовая книга;

• приходные и расходные кассовые ордера;

• журнал кассовых операций, где ответственное лицо фиксирует принятые и выплаченные суммы;

• расчетно-платежные ведомости.

Ответственность за правильность заполнения и ведения этих документов несет кассир.

Поступление и выдача средств

При получении или выдаче средств кассир непременно пересчитывает деньги в присутствии лица, сдающего или получающего их. После чего выписывает соответствующий кассовый ордер и делает необходимые записи в кассовую книгу. В случае выдачи денег он обязательно должен проверить у получателя документы, удостоверяющие личность.

Срок, на который заводится кассовая книга, равен одному году. Чтобы избежать подтасовки, все ее страницы нумеруются, а сама книга прошнуровывается. Правила учета предусматривают ежедневное ведение записей, если же в течение дня никаких денежных операций не производилось, остаток выводится по предыдущему дню.

Автоматизация учета

Если на предприятии большой документооборот, ведение бумажного отчета отнимает много времени. Чтобы этого избежать, используются специализированные программы. В случае необходимости, нужные документы просто извлекаются из программы и распечатываются.